Binnen een jaar uw interne kwartaalmeetings op
niveau

Veel organisaties hebben periodieke kwartaalmeetings waarbij een grote groep
collega’s samenkomt. Dit zijn kostbare bijeenkomsten (stel: een kwartaalmeeting met
100 medewerkers die twee uur lang presentaties bijwonen, tegen €50 per uur =
€10.000 per meeting = €40.000 per jaar), terwijl de impact vaak beperkt is.

Veelvoorkomende knelpunten:

• Licht en geluid zijn niet optimaal
• De presentatievaardigheden van sprekers zijn wisselend
• De werkvormen zijn eentonig of niet passend bij het doel
• De interne facilitator/dagvoorzitter slaagt er onvoldoende in medewerkers zich gehoord te laten voelen

Het is waardevol om regelmatig bij elkaar te komen, maar het organiseren van
effectieve meetings is een vak apart. Het is vaak niet de kerncompetentie van een
organisatie. Wij helpen graag om kwartaalmeetings effectiever én betekenisvoller te
maken.

Wat wilt u met de kwartaalmeetings bereiken?

• Inspireren
• Het wij-gevoel versterken
• Ideeën uitwisselen
• Informeren
• Successen vieren
• Kernwaarden van de organisatie laten leven (bijvoorbeeld: leren van fouten of
  de klant centraal stellen)
• Zorgen dat een nieuw proces, product of systeem goed landt

Waar kunnen wij bij helpen?

Elk traject ziet er anders uit. Hieronder een voorbeeld van een mogelijk traject.

A. Analysefase

We starten met het bijwonen van een reguliere kwartaalmeeting om te zien waar uw
organisatie van nature al sterk in is en waar ontwikkelruimte zit. Daarnaast voeren we
interviews met medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie.

B. Ontwerp van de nieuwe kwartaalmeetings

We maken een basisontwerp voor de kwartaalmeetings, passend bij de doelen en cultuur van uw organisatie. Daarbij kijken we onder andere naar:

• Timing en opbouw
• Inrichting van de ruimte, inclusief licht en geluid
• Werkvormen die aansluiten bij de doelstellingen

Wilt u bijvoorbeeld input ophalen bij medewerkers, of juist dat zij actief aan de slag
gaan met een nieuw systeem, proces of product? Zijn er sprekers nodig? En hoe
kunnen zij het beste ondersteund worden bij het vormgeven van hun verhaal
(bijvoorbeeld met of zonder PowerPoint, muziek of video)?
Samen met u maken we een ontwerp. Dit is een iteratief proces: na elke
kwartaalmeeting scherpen we het ontwerp aan waar nodig.

C. Training en coaching van sprekers

We trainen en coachen de mensen die regelmatig spreken tijdens de
kwartaalmeetings. Meestal starten we met twee dagdelen met de gehele groep,
aangevuld met twee individuele coachingssessies per spreker.

D. Gespreksleiding / dagvoorzitterschap

In het eerste jaar ondersteunen we hands-on tijdens de kwartaalmeetings. We
nemen de rol van gespreksleider/dagvoorzitter op ons tijdens de eerste twee
kwartaalmeetings. In datzelfde jaar trainen en coachen we twee interne mensen,
zodat zij vanaf kwartaalmeeting drie deze rol kunnen overnemen. Hierbij blijven we
hen begeleiden.

Resultaat

Na dit traject zijn de kwartaalmeetings effectiever en vooral ook leuker. Medewerkers
kijken uit naar de bijeenkomsten en gaan geïnspireerd en opgeladen weer aan de
slag. Daarnaast heeft dit vaak een positief effect op andere meetings binnen de
organisatie, zoals klantevents.

Doelgroep

Organisaties, afdelingen of business units van 50 tot 200 medewerkers.

Wie zijn wij

Maartje Mikx is dagvoorzitter, comedian en organisator van interne evenementen. Zij
begeleidt het traject en vervult de rol van interim dagvoorzitter. Voor het
trainingsgedeelte werkt zij samen met gespecialiseerde trainingsbureaus.

Vrijblijvend gesprek inplannen?