Klantevents

Blog – 10 tips voor een succesvol klantevent

Het organiseren van een goed klantevent is intens, maar kan ook zeker de moeite waard
zijn. Wel is het handig om met de volgende zaken rekening te houden.

1. Weet waarom klanten willen komen naar een klantevent De belangrijkste reden waarom klanten willen komen, is om te netwerken met andere bedrijven uit dezelfde branche. Zorg dus dat in de uitnodiging heel duidelijk is wie ze op het event mogen verwachten, zowel qua branche als qua functie en niveau. Hoe scherper je doelgroep, hoe hoger de relevantie en hoe beter de gesprekken.
2. Begin met heldere KPI’s Maak de doelen van het event concreet. Door vooraf scherp te hebben wanneer het event geslaagd is, kun je tijdens en na het event veel gerichter sturen. Bijvoorbeeld:

• Bereik en samenstelling
  • minimaal x deelnemers
  • vanuit minimaal x verschillende bedrijven
  • waarvan minstens x bedrijven met meer dan x medewerkers
• Sales en opvolging
  • na het event kunnen minimaal x concrete salesgesprekken worden ingepland
  • daaruit volgen minimaal x nieuwe projecten
• Beleving
  • gemiddelde waardering van een 8 of hoger

3. Zorg voor minimaal één sterke case en één goede spreker

Een klantevent hoeft inhoudelijk niet zeer diepgaand te zijn (dat is vaak lastig met een
heterogene groep) en een programma van slechts een dagdeel, maar het moet wel
waardevol zijn.
Zorg daarom voor:

• minimaal één goede klantcase
• minimaal één sterke/bekende spreker

Daarnaast helpt een professionele dagvoorzitter enorm om tempo, focus en energie vast te
houden.

4. Durf duidelijk te zijn over je diensten en producten

Veel organisaties zijn bang om tijdens een klantevent “te commercieel” te zijn. Vaak
onterecht. Voor deze doelgroep is het juist interessant om te weten welke (nieuwe) diensten
of producten er zijn. Houd dit gedeelte van het event kort, concreet en begrijpelijk. Zorg voor
heldere brochures/flyers en maak duidelijk met wie zij verder kunnen praten over dit
onderwerp.

5. Nodig ook toekomstige klanten uit

Een klantevent is niet alleen interessant voor bestaande klanten. Het is een mooie
gelegenheid om potentiële klanten in de watten te leggen. Daarnaast krijgen ze vertrouwen

in de dienstverlening door bijvoorbeeld de klantcase, maar ook door de aanwezige
bestaande klanten die te gast zijn. Dat maakt het event meteen een sterk acquisitiemiddel,
zonder dat het voelt als een salespraatje.

6. Gebruik workshops slim

Het workshopgedeelte van een klantevent is altijd een spannend onderdeel. Wanneer je een
workshop goed voorbereidt en begeleidt, kan een workshop veel brengen:

• een energiek onderdeel van het event
• klanten voelen zich gehoord
• waardevolle input voor nieuwe producten en diensten

Een workshop kan ook minder goed gewaardeerd worden wanneer het doel van de
workshop of de werkvorm niet helemaal duidelijk is en/of de facilitatoren niet goed zijn
gebriefd.

7. Verwachtingsmanagement & snelle opvolging

Zorg ervoor dat tijdens het evenement direct duidelijk is of de presentaties wel of niet worden
nagestuurd. Wanneer je je klanten belooft dat de input vanuit de workshop vertaald gaat
worden naar bijvoorbeeld de ontwikkelroadmap, dan dien je hier na het event uiteraard nog
duidelijk en tijdig over terug te koppelen.

8. Beperk no-shows actief

Klantevents zijn vaak gratis en dus zijn er in de praktijk relatief veel no-shows.
Een simpele maar effectieve oplossing: bel iedereen 1 à 2 dagen van tevoren na en check of
ze nog steeds van plan zijn te komen. Mensen zijn daarna veel minder geneigd om niet op te
komen dagen, want ze hebben het net persoonlijk aan iemand aan de telefoon beloofd.

9. Bereid je interne team goed voor

Zorg dat iedereen weet wat zijn of haar rol is, en wanneer interne mensen de workshop(s)
gaan begeleiden, dient de opzet en begeleiding goed te worden voorbesproken. Het is ook
handig om van tevoren af te spreken wie met welke klanten gaat praten. Ik zie nog vaak
evenementen waarbij de medewerkers vooral met elkaar aan het praten zijn in plaats
van met het spreken met klanten. Het is ook handig om af te spreken wat het doel van die
gesprekken is, bijvoorbeeld zorgen dat alle klanten worden voorgesteld aan minimaal één
andere collega.

10. Focus op sfeer

Het event hoeft niet inhoudelijk alles omvattend te zijn. Wat wél cruciaal is:

• goede ambiance
• genoeg tijd en ruimte om te netwerken
• duidelijke verwachtingen
• strakke organisatie
• een goede dagvoorzitter

Dan ontstaat de echte waarde vaak vanzelf in de gesprekken.

Met bovenstaande tips heb je mij natuurlijk niet meer nodig…. Maar zoek je een goede
dagvoorzitter voor je klantevent, of wil je eens vrijblijvend sparren over hoe ik jullie events
verder zou kunnen begeleiden, dan hoor ik het graag.